Verwendung des Gantt-Diagramms

Projekte hinzufügen und wechseln (Multi-Tab)

In Ploto können Sie mehrere Projekte gleichzeitig in einer einzigen Datei verwalten. Klicken Sie ganz links in der Seitenleiste auf die Schaltfläche 'Liste', um das Panel zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche '+' im Bereich 'Projekt', um ein neues Projekt hinzuzufügen. Hinzugefügte Projekte werden als 'Tabs' oben auf dem Bildschirm angezeigt. Klicken Sie einfach auf einen Tab, um sofort zwischen verschiedenen Gantt-Diagrammen zu wechseln.

Aufgaben hinzufügen und löschen

Klicken Sie auf die Schaltfläche '+' oben in der Aufgabenliste (Raster) auf der linken Seite oder am rechten Ende jeder Zeile, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen. Um eine Aufgabe zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Aufgabennamen und wählen Sie 'Löschen' aus dem Menü, oder wählen Sie die Aufgabe aus und drücken Sie die Entf-Taste.

Kopfzeile der Tabelle einrichten (Spalten, Sortierung, Breite)

In der Kopfzeile der Aufgabenliste (Raster) links im Gantt-Diagramm sind die Einstellungen für die Darstellung der Tabelle zusammengefasst. Sie wird leicht übersehen, aber damit zeigt Ihr Projektplan genau die Informationen, die Sie wirklich brauchen.

1. Sichtbare Spalten auswählen (Doppelklick auf die Kopfzeile)

Ein Doppelklick auf die Kopfzeile öffnet den Dialog „Spalteneinstellungen“. Kreuzen Sie die gewünschten Spalten aus Startdatum, Enddatum, Dauer, Fortschritt, Verantwortlicher, Kanban, Tags, ToDo und Priorität an (der Aufgabenname wird immer angezeigt und lässt sich nicht ausblenden). Über den Griff links neben jedem Eintrag ändern Sie außerdem per Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten. Die Einstellungen werden pro Ansicht gespeichert, sodass beim nächsten Öffnen dieselbe Anordnung bereitsteht.

2. Zeilen sortieren (Klick auf eine Spaltenüberschrift)

Jeder Klick auf eine Überschrift wechselt zwischen „aufsteigend → absteigend → ursprüngliche Reihenfolge“. Sortieren lassen sich sechs Spalten: Aufgabenname, Startdatum, Enddatum, Dauer, Fortschritt und Priorität. Die Sortierung ändert nur die Anzeige – die von Hand per Drag & Drop erstellte Reihenfolge bleibt intern erhalten und kehrt beim dritten Klick zurück. So können Sie Aufgaben bedenkenlos nach Termin oder Fortschritt vergleichen.

3. Spaltenbreite anpassen (Trennlinie in der Kopfzeile ziehen)

Ziehen Sie die Trennlinie zwischen zwei Überschriften, um die Breite einer Spalte zu ändern. Das hilft bei langen Aufgabennamen oder wenn Sie die Tabelle schmaler machen möchten, um mehr Platz für das Diagramm zu haben. Auch die Spaltenbreiten werden pro Ansicht gespeichert.

Dauer anpassen (Drag & Drop)

Ziehen Sie den linken oder rechten Rand eines Aufgabenbalkens (blauer Balken) im Diagramm, um das Start- oder Enddatum zu ändern. Ziehen Sie die Mitte des Balkens, um den gesamten Zeitplan nach links oder rechts zu verschieben, während die Dauer (Anzahl der Tage) beibehalten wird.

Abhängigkeiten definieren (Links)

Sie können zeitliche Beziehungen (Vorgänger/Nachfolger) zwischen Aufgaben definieren. Ziehen Sie den kreisförmigen Punkt am Rand eines Aufgabenbalkens und verbinden Sie ihn mit einem anderen Aufgabenbalken, um eine Verknüpfung (Abhängigkeit) zu erstellen. Doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie, um sie zu löschen.

Fortschritt aktualisieren

Ziehen Sie den kleinen Schieberegler innerhalb des Aufgabenbalkens nach links oder rechts, um den Fortschritt (0% bis 100%) zu ändern. Der Fortschritt wird visuell durch die dunklere Füllung im Balken dargestellt.

Aufgabendetail-Einstellungen (Details, ToDo, Memo)

Doppelklicken Sie auf eine Aufgabe oder klicken Sie auf die Detailschaltfläche, um das 'Detail-Panel' auf der rechten Seite des Bildschirms zu öffnen. Dieses Panel enthält drei Registerkarten, auf denen Sie grundlegende Parameter bearbeiten, ToDos verwalten und formatierte Notizen schreiben können.

1. Registerkarte Details (Grundeinstellungen)

Konfigurieren Sie verschiedene grundlegende Elemente der Aufgabe, wie Aufgabename, Fortschritt, Priorität, Dauer und Startdatum/-zeit.

2. Registerkarte ToDo (Aufgabenunterteilung)

Geben Sie eine detaillierte Checkliste (ToDo-Liste) ein, die mit der Aufgabe verknüpft ist. Sie können jedem ToDo-Element ein individuelles Fälligkeitsdatum und einen Verantwortlichen zuweisen.

3. Registerkarte Memo (Formatierte Notizen)

Schreiben Sie detaillierte Notizen oder Anweisungen für die Aufgabe. Rich-Text-Formatierungen wie Fett, Kursiv und Listen werden unterstützt.

Feiertags- & Betriebsferieneinstellungen

Zusätzlich zu den Standardwochenenden können Sie gesetzliche Feiertage oder unternehmensspezifische Feiertage im Kalender registrieren. Als Feiertage deklarierte Tage werden im Diagramm ausgegraut und automatisch von den Berechnungen der aktiven Dauer ausgeschlossen, sodass Sie Pläne basierend auf tatsächlichen Arbeitstagen erstellen können. *Die Funktion zum gesammelten Importieren von Feiertagen ist eine Premium-Funktion (Pro) (manuelles Hinzufügen/Bearbeiten ist kostenlos verfügbar).

Gesundheitswarnlinie

Bewertet den Zustand von Aufgaben automatisch basierend auf dem aktuellen Fortschritt und dem heutigen Datum. Linien für 'Überfällig (Rot)', 'Verzögerter Start (Gelb)' und 'Im Zeitplan (Grün)' werden automatisch am linken Rand des Aufgabenbalkens angezeigt, sodass Sie Aufgaben identifizieren können, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Rückgängig machen / Wiederholen

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie einen Fehler machen. Wie in Excel können Sie die Tastaturkürzel Strg + Z (Rückgängig) und Strg + Y (Wiederholen) verwenden, um Ihre letzten Aktionen Schritt für Schritt rückgängig zu machen oder erneut anzuwenden.